Lima, 9 de noviembre de 2023

DE LA CEBADA AL CONCRETO

Las Cuentas por Cobrar, activos corrientes dentro de la empresa que deben de cuidarse muy celosamente; si no las realizamos habremos dejado una venta inconclusa, un ingreso con posibilidades muy altas de destinarlo a una pérdida y por consecuencia una afectación a la caja del negocio.

Allá por 1985 en donde seguramente una buena parte de las grandes y medianas empresas ya venían ejecutando los planes de tecnificar sus negocios, dependiendo de alguna manera del giro de estos, pensaban también, de manera especial, en optimizar sus procesos de tesorería tanto de entrada como de salida.

Gran parte de mi experiencia laboral la tuve en el sector de consumo masivo, sector muy bondadoso en la parte comercial y sobre todo del producto que se ofrecía, sin embargo, también de muy rápida posibilidad de perder dinero si no se tenían políticas muy rigurosas en cuanto a las cobranzas de las ventas al crédito. En tres décadas de permanente vivencias de lo que nos dice el concepto de “empresa en marcha” pude ver la evolución de los procesos manuales a los automatizados. Proyectos tales como “un sólo ingreso en sistemas”, “cero efectivo” y “cero papeles” nos obligaron a aplicar una serie casi constante de tormentas de ideas que nos pudieran dar una luz, de ir evolucionando el concepto de optimización.

Recuerdo que llegamos a un momento en donde tuvimos un acercamiento muy positivo con los equipos de ventas de tal manera de sembrar en ellos la cultura financiera en el negocio comercial, de manera especial en los procesos de crédito como de cobranza. Paralelamente se fueron optimizando los procesos logrando tenerlos más automatizados. Un detalle importante que se contempló cuando implementamos el SAP-DSD a nivel de toda la región del negocio (Centro América y Sudamérica) fue que todo cliente que tenga una deuda vencida, no se le despacharía un siguiente pedido, hasta que la pagara lo adeudado.

Siendo esta condición muy “fuerte” para el equipo comercial, quedó como parte de sus procesos y si lo describiéramos coloquialmente, el sembrado de la cultura financiera les dejó un buen fruto para siempre.

En este tipo de implementaciones, en el proceso de cobranza especialmente, dejan lecciones muy robustas dentro de los equipos comerciales; se posicionó en la mente de los clientes que, estar al día en los pagos no iba a comprometer sus propios negocios y dentro de la empresa contribuyó a tener menos provisiones de cobranza dudosa y por ende menos castigos de cuentas por cobrar. Menciono castigo porque el ticket promedio por cobrar, dentro de los miles de clientes que tenía el negocio era menor a los S/ 5,000 soles, (años 2012 al 2015) y llevar casos judiciales por estos montos no era muy conveniente desde el punto de vista de los costos. Una de las acciones para estos casos de morosidad, eran los reportes en las Centrales de Riesgo, que daban resultado en la cobranza, de manera particular para los clientes formales.

Una primera conclusión para los negocios del sector de consumo masivo es que, mientras más automatizada esté la Estrategia de Cobranza, la liquidez y la rotación de las cuentas por cobrar dejarán de ser un dolor de cabeza para toda la organización.

Terminé esta etapa de mi vida laboral dependiente con muchas vivencias enriquecedoras, era octubre del 2017; todo el año 2018 me sirvió un poco para descansar sin pensar que antes del año pandémico había logrado prestar mis servicios profesionales a 4 empresas de diferentes rubros. Una de ella estaba dentro del sector servicios de mantenimiento a equipos de frío, otra en el sector distribución y eventos patronales, otra en el sector transporte de carga y otra en la que aún sigo asesorando a La Gerencia de Administración y Finanzas, desde enero 2019 que se encuentra dentro del sector construcción.

La Constructora, catalogada dentro de la mediana y gran empresa ya no tenía un ticket de facturación promedio de S/ 5,000 soles semanales por cada cliente; ahora ese ticket era de S/ 650,000 semanales a un solo cliente.

Lo primero que hice al ingresar a la empresa fue pedir los Estados Financieros para conocer un poco la conformación de sus Activos y Pasivos. Veía que las Cuentas por Cobrar bordeaban los S/ 13 millones de soles y al consultar la composición de estas, pude comprobar que el 98% de la partida la tenía un solo cliente, el mismo que pertenecía al sector deportivo y lo más preocupante es que la última factura tenía como fecha el año 2016.

Las características de esta cuenta por cobrar era que no tenía una estrategia de cobranza clara, no había garantías reales ni documentarias que respalden la deuda, no había ni una carta simple de cobranza. La Constructora venía trabajando con ellos desde el 2012 y nunca habían tenido problemas con los pagos. Suponemos que la confianza ganada entre ambas empresas dejó de un lado el tema relacionado a la consideración de una cláusula contractual de garantías. Aparentemente El Instituto Deportivo había distraído recursos a otros tipos de negocio que no estaban dentro del sector y por eso dejó de pagar a sus proveedores desde el 2015.

La Constructora entre el 2015 al 2018 no tuvo ingresos sostenidos; se vio obligada a reducir costos fijos y a liquidar inversiones en valores para poder mantenerse. Las recomendaciones para los directivos era la de empezar a tener acercamientos más frecuentes con los directivos del Instituto Deportivo y a enviarles cartas notariales exigiendo el pago de lo adeudado. Esta acción permitió que EL Instituto Deportivo dentro del 2019 rebajase la deuda en S/ 2 millones de soles.

La situación financiera de La Constructora se fue agravando al iniciarse el 2020, una pandemia viral obligó al confinamiento de la población y cierre de todos los negocios. EL Instituto Deportivo se acogió al programa de Reactiva Perú, (créditos a mediano plazo con bajas tasas de interés) como la gran parte de todas las empresas que calificaban para este “apoyo” otorgado por el estado peruano; a pesar de ello, La Constructora no recibió del Instituto Deportivo un pago adicional para seguir rebajando la deuda y tuvo que vender activos fijos para poder afrontar los gastos que se tuvieron en el proceso legal. Lo anterior llevó a La Constructora a contratar a un estudio de abogados expertos en procesos arbitrales, en vista que los contratos de construcción celebrados entre las partes contemplaban que toda controversia sería resuelta en los tribunales arbitrales de la Cámara de Comercio de Lima (CCL). Para iniciar estos procesos es muy importante tener el caso robusto en cuanto a la documentación, pues ésta les sirvió a los abogados para entenderla y sobre todo para presentar su estrategia legal de cobro, en la CCL. Formaron parte del expediente, las facturas comerciales, los registros de ventas legales, los pagos de las detracciones hechas por el deudor, los contratos originales debidamente firmados, las conformidades de obra, las cartas notariales enviadas, la confirmación de saldos que dio El Instituto Deportivo a los auditores externos de La Constructora, los correos electrónicos en donde había evidencias contundentes a favor de La Constructora.

El proceso legal se inició con una Demanda Cautelar hasta por S/ 10 millones de soles en octubre del 2020. Lo anecdótico de esta demanda es que, si bien se resuelve a favor de La Constructora hasta por S/ 8 millones de soles, el mismo juez cautelar la revocó ante la apelación del Instituto Deportivo, en donde se fundamentó la resolución (marzo 2021) porque el instituto era una entidad solvente. (6 meses duró el proceso cautelar) En febrero del 2021 se presentó la Demanda Arbitral ante la CCL hasta por S/ 10 millones de soles. Lo bueno de La CCL es que tiene para estos fines un cronograma de actividades para el desarrollo del caso, que deben cumplir las partes de manera rigurosa. El Tribunal Arbitral estuvo compuesto por 3 abogados expertos en este tipo de procesos (árbitros), 2 de ellos los eligieron cada una de las partes, y entre ellos eligieron al tercero que actuó como Presidente. No faltaron dentro de todo el proceso las apelaciones en cada una de las etapas, por parte del Instituto Deportivo, que buscaron dilatar el caso, como por ejemplo una Reconvención hasta por S/ 3 millones de soles que presentó El Instituto Deportivo en donde prácticamente nos demandaba por “daños y perjuicios” ocasionados a uno de los inmuebles terminados hacía más de 5 años. Esta argucia legal no prosperó y finalmente después de las audiencias el Tribunal Arbitral emitió el Laudo (sentencia) a nuestro favor hasta por S/ 8 millones de soles, en junio 2022. (14 meses duró el proceso arbitral) Luego de conocer el Laudo Arbitral ambas partes, lo que le correspondía al perdedor, en este caso al Instituto Deportivo, era pagarle a La Constructora la suma de S/ 8 millones. Al no tenerlo en plazo establecido La Constructora procedió a requerirle el pago a través de La Sala Comercial en lo Civil, dentro del Poder Judicial y los demandó en setiembre 2022. La conducta dilatoria del Instituto Deportivo no se hizo esperar y solicitaron a la misma Sala, la Anulación del Laudo Arbitral por razones poco fundamentadas. Un detalle importante en esta situación es que los jueces de las Salas Comerciales no podían admitir las solicitudes de Anulaciones de Laudos Arbitrales, si es que el solicitante, en este caso El Instituto Deportivo, no presentaba una Carta Fianza a favor de La Constructora.

Finalmente, el juez recibió la Carta Fianza por los S/ 8 millones y otra por S/ 250 mil por los intereses legales.

Esta última acción dilatoria duró 8 meses. En mayo 2023 el juez comercial le da la razón a La Constructora y emite una resolución declarando improcedente el último recurso de casación que solicitó El Instituto Deportivo.

Finalmente, los pasos que se siguieron dentro de La Constructora fue la de solicitar ante La Sala Comercial en lo Civil, las Cartas Fianzas que como dijimos estaban giradas a favor de La Constructora; este proceso duró 2 semanas aproximadamente. Luego de tener las Cartas Fianzas en su poder, La Constructora solicitó en la casilla de correo electrónico de El Banco, la ejecución de las Cartas Fianzas; este proceso duró 1 semana.

Como conclusión para este tipo de casos, en donde la materialidad de las operaciones es importante, es que los contratos de bienes y servicios deben contemplar claramente la cláusula de resolución de controversias y si éstas serán por las vías arbitrales, mucho mejor. Otro aspecto importante es tener bien documentado el caso, en vista que las terceras personas que tendrán a su cargo el estudio y finalmente emitirán una resolución, deben de entenderlo de manera sencilla a través de los abogados expertos en la materia. No dejemos de contemplar las garantías reales en los contratos que sean importantes en montos económicos ya que ellas, al margen de la tranquilidad que les dan a las partes, podrían concluir los procesos legales en menores tiempos a los que hemos mostrado en la exposición de este caso real que se vivió en La Constructora.